Un atelier à distance ? Pourquoi pas !

Pour une agence digitale, le télétravail, ce n’est pas une découverte. Mais quand même, ce qu’on aime, c’est aussi partager nos connaissances, notre expérience, nos compétences avec vous ! Alors parfois, on quitte nos ordis pour aller à votre rencontre, à travers des workshop, des ateliers, des conférences.

Puis boom, le Covid-19 nous empêche de bouger de chez nous.
Alors… organiser un atelier à distance ? Pourquoi pas !

Partage d’expérience : Dorothée,
Product Designer @ La niche

Juste avant le confinement, alors que je prépare un atelier de “visual branding” pour une des start-up que nous accompagnons, en rédigeant mes slides, en améliorant certains exercices qui n’avait pas fonctionné comme je l’avais prévu la dernière fois, l’annonce tombe : le travail à distance devient une réalité à plein temps.

Mais nous devons aller de l’avant et ça aussi, c’est une réalité. Il faut donc trouver un moyen de réussir cet atelier… à distance !

Je travaille avec La Niche depuis environ 2 ans maintenant et je travaille à distance 4 jours par semaine. La solitude à mon bureau n’est donc pas vraiment une nouveauté. J’y découvre de nouveaux projets stimulants et mes compétences souvent challengées. Sans passer par quatre chemins, l’incertitude fait certainement partie de mon quotidien professionnel…

l est plus difficile pour nous de convaincre nos clients de se lancer dans les workshops distanciés. Mais ce n’est pas impossible. Voici comment nous nous sommes adaptés depuis le confinement.

Commençons par le début : trouver le logiciel qui correspond au projet

L’ennui d’une réunion par vidéoconférence, c’est qu’une seule personne présente à la fois. Il n’y a pas de véritable interaction entre les personnes, ni vis-à-vis de la présentation. Et ce n’est certainement pas le concept d’un atelier.

Mon objectif est surtout de chercher à ce que les gens puissent accéder à mes exercices et interagir avec ceux-ci. Je décide donc d’utiliser Miro. Il s’agit d’un outil de « tableau blanc collaboratif », mais il existe beaucoup d’autres programmes.

Miro répond à deux de mes principaux besoins :

• La collaboration instantanée
• La possibilité pour chaque participant d’ajouter des post-its virtuels et autres notes pour plus tard

Vous avez évidemment aussi besoin d’un outil de vidéoconférence. Cependant, si vous êtes amené(e) à créer des exercices d’équipe, vous devrez trouver un moyen pour que les participants puissent communiquer entre eux en privé. Vous pourriez utiliser un logiciel comme Jitsi, Google Meet ou Teams et créer facilement des salles privées accessibles directement par le navigateur.

Faire simple et plus court

Les ateliers sont formidables et utiles car ils permettent à chacun d’exprimer facilement leur créativité. Ils provoquent cependant énormément de fatigue intellectuelle quand on est dans la même pièce…

Et lorsque ces ateliers ont lieu à distance, il faut redoubler d’attention pour suivre une présentation par vidéo. Ne parlons même pas des problèmes techniques, comme le son ou les soucis de connexion…L’idée est de ne pas submerger les participants et d’éviter autant que possible toute difficulté technique.

Votre présentation initiale comportait 40 slides ?
Résumez, hiérarchisez et réduisez de moitié (you can do it) !

Adapter les exercices

Maintenant que vous avez les bons outils, que vous avez raccourci votre présentation, vous pouvez commencer à construire le tableau en suivant vos slides.

Habituellement, pour chaque exercice, je demande aux participants de se lever, de faire un choix et de l’expliquer. C’est généralement amusant et ça permet à tout le monde de rester impliqué dans l’exercice !

En fait, vous pouvez presque faire la même chose ici. La principale différence est que les participants n’ont pas besoin de se lever (mais… why not ?) et vous pouvez les faire travailler en même temps puisqu’il vaut mieux éviter un trop grand temps d’attente. Retour au point 2.

Commençons !

ÉTAPE 1 :

Placez vos différents exercices sur votre tableau. Mettez-les dans un certain ordre, séparez-les et nommez-les. N’en mettez pas trop.

Et si vous êtes d’humeur joueuse, vous pouvez les cacher derrière une grande forme colorée. Cet effet de surprise est plutôt fun !

ÉTAPE 2 :

Préparez les éléments graphiques que vos participants devront utiliser. Généralement, on utilise des post-its, pas vrai ? Ici, vous pouvez créer des formes de couleurs différentes que chaque participant pourra saisir et placer. S I M P L E

ÉTAPE 3 :

Suivez le mouvement et adaptez-vous au fur et à mesure. Oui, c’est la première fois que vous devez travailler de cette façon, il y aura donc des imprévus. Si vous voyez que ça ne se passe pas comme vous l’avez imaginé, ne vous en faites pas. Vous pouvez adapter l’exercice pendant qu’ils le font (faites preuve de flexibilité) ou simplement laissez les choses aller et voyez le résultat. Vous pourriez avoir de bonnes surprises. Si le résultat n’est pas satisfaisant, n’hésitez pas à en tirer des leçons pour l’améliorer la prochaine fois.

ÉTAPE 4 :

Une fois que tout le monde a terminé son exercice, vous pouvez encore demander à chaque participant d’expliquer son choix. Comme vous le savez, l’explication est parfois plus importante que le résultat.

S’assurer que tous les participants sont prêts

Avant la réunion, assurez-vous que tout le monde a tout ce qu’il faut pour participer. Vous pourriez prévoir un e-mail pour :

• Envoyer une petite introduction afin d’expliquer le déroulement de la réunion
• Vérifier si les participants disposent des bons outils et logiciels (casque, microphone,…)
• Envoyer le lien vers la salle virtuelle de vidéoconférence
• Envoyer le lien de l’espace de travail

Avoir de l’empathie et être disponible

J’ai la chance de travailler avec des personnes douées en informatique, ce n’est donc pas vraiment un défi à ce stade. Cependant, il se peut que vous deviez travailler avec des personnes qui ne sont pas à l’aise avec les nouvelles technologies.

Il vaut mieux se renseigner à ce sujet avant l’atelier. Soyez disponible pour aider les participants à se familiariser avec les outils avant la date prévue afin de ne pas passer 20 minutes à le faire pendant la réunion alors que tout le monde attend. Je suis plutôt certaine que cette situation ne serait pas très agréable pour personne.

Par ailleurs, il n’y a pas de mauvaise façon de faire l’exercice. Si quelqu’un n’y parvient pas, ce n’est pas sa faute. Encore une fois, essayez d’adapter la réunion en fonction de ce qui s’y passe.

Enregistrer ou prendre des notes

C’est plutôt clair. Certains outils de vidéoconférence permettent d’enregistrer la discussion. Assurez-vous que tout le monde accepte d’être enregistré. Certaines personnes peuvent ne pas se sentir à l’aise à cette idée et il vous suffira alors de prendre un stylo et de tout écrire (ou d’ouvrir n’importe quel outil d’écriture).

Demander des feedbacks

Votre perception pourrait ne pas être la même que celle des participants. Après l’atelier, vous pouvez créer un formulaire rapide et leur demander ce qu’ils pensent de l’atelier et ce qu’ils amélioreraient. Vous pouvez aussi leur envoyer un e-mail pour leur demander. Essayez de recueillir leurs réactions.

Un dernier mot

Cette obligation d’interagir par vidéoconférence a évidemment ses effets négatifs, mais je dois avouer que j’aime la façon dont cela nous pousse à être plus efficaces.

D’une certaine manière, l’incertitude des choses peut nous aider à sortir de notre zone de confort et nous pousser à trouver de nouvelles solutions.

Accueillons ce défi, tout en étant rassurants.

J’aimerais connaître votre avis si vous deviez passer par là aussi. Et peut-être avez-vous des conseils et des astuces à partager ?