Gérer son email professionnel efficacement, possible ?

Ces derniers mois, le télétravail s’est imposé comme la nouvelle norme professionnelle. Avec l’obligation de travailler à distance surviennent de nouveaux problèmes auxquels vous n’étiez pas spécialement préparés ou pour lesquels vous n’étiez pas assez efficaces sans le savoir.

Une bonne gestion de sa boite mail s’est révélé être indispensable lorsqu’on travaille loin de ses collègues. La niche vous en parle et vous confie quelques tips pour une efficacité au top !

Commençons par le commencement

Une bonne pratique régulièrement appliquée en entreprise consiste à utiliser une boite mail générale de type “[email protected]”, qui centralise les prises de contact externes. Il est aussi courant que les entreprises de produits/services dispose d’un email de type “[email protected]”.

Inès, tu peux m’envoyer le mail
du client reçu hier ?

Ces emails sont généralement gérés par votre collègue qui filtre les spams et qui transfère les informations aux personnes concernées : votre équipe commerciale ou votre équipe support.

Vous le savez comme nous, le télétravail est aussi synonyme de bruits et d’obstacles à votre concentration : aspirateur, enfants, lave-vaisselle à vider, repas à préparer, visioconférences,… La clé pour une journée efficace, malgré tout, est de diminuer un maximum tout ce qui peut parasiter votre environnement.

Or, cette gestion d’emails, qui semble performante pour des actions simples, devient rapidement complexe, voire parfois pénible, pour plusieurs raisons : si vos équipes y répondent immédiatement avec tout le monde en copie, si vous perdez l’historique de vos conversations, ou encore si quelqu’un laisse traîner des réflexions internes dans un mail sans faire exprès… Vous voyez de quoi on parle, n’est-ce pas ?

Sachez qu’il existe des multitudes d’outils de gestion partagée d’emails comme FrontApp, Spark ou Hubspot.

Aujourd’hui, c’est Hubspot Conversations que nous allons parcourir et vous faire découvrir ! Les possibilités d’optimisation avec cet outil de gestion sont grandes car il a pour objectif d’améliorer le travail collaboratif, de diminuer le bruit et de donner une suite rapide et efficace aux emails.

Votre email, un point d’entrée pour vos interactions clients

L’email est un canal de communication très efficace pour identifier vos nouveaux clients et centraliser la gestion de vos demandes externes. Votre objectif doit être de centraliser l’ensemble de vos interactions clients et prospects autour d’un seul outil.

La boite de conversation de Hubspot peut se synchroniser à plusieurs de vos boîtes mail. Vous vous connectez à Hubspot et vous pouvez consulter/gérer/suivre l’ensemble des mails reçus et échangés par vous ou vos collaborateurs.
C’est pas beau ça ? Et bien ce n’est pas tout.

Hubspot, pour gérer vos emails ?

La réponse est oui. Hubspot est une plateforme de croissance tout-en-un qui aide les entreprises à attirer des visiteurs, à interagir avec les leads et à fidéliser les clients pour une croissance réussie.

Cette plateforme de marketing, de vente et de service client tout-en-un est conçue pour soutenir votre croissance avec la méthodologie inbound. Structurée autour d’un CRM unique, Hubspot permet à toutes les équipes d’accéder à des informations centralisées et actualisées. Le relais entre marketing, vente et service client est ainsi fluidifié en vue d’optimiser l’expérience client. L’ensemble des services de cette plateforme est très large et varié mais comme on vous l’a dit, aujourd’hui on se concentre sur une fonctionnalité précise : la gestion de votre boite mail.

Gérez vos emails et contacts, une histoire d’équipe

Que vous puissiez consulter l’ensemble de ces mails est pratique et efficace mais bien souvent, vous ne serez pas le seul à devoir réagir aux différentes demandes.

Avec Hubspot Conversations, vous pouvez :

• Voir en détail le profil de votre interlocuteur. Quels sont vos derniers échanges réalisés avec lui ? Est-il déjà client chez vous ? Dans quelle entreprise travaille-t-il ?
• Commenter ce mail en interne et décider de la meilleure manière de réagir avant de communiquer avec votre interlocuteur.
• Assigner les mails à l’un de vos collaborateurs. Celui-ci est alors notifié et sait qu’il doit prendre en charge ce mail.
• Créer des tâches ou des transactions si nécessaire afin de prolonger la gestion dans les autres outils proposés par la suite Hubspot.

Répondez plus efficacement à vos contacts avec des contenus qualitatifs

Bien entendu, vous pourrez aussi y répondre de manière très efficace avec :

• Des réponses modèles personnalisables.
• Des outils pour faciliter la prise de rendez-vous.
• Des documents partagés, offres de prix, vidéos, etc…

Répondez plus efficacement à vos contacts avec des contenus qualitatifs

Bien évidemment, vous pourrez aussi y répondre de manière très efficace avec :

• Des réponses modèles que vous pourrez personnaliser.
• Des outils pour faciliter la prise de rendez-vous avec vous ou vos collègues.
• Des documents partagés, offres de prix, vidéos, etc…

Hubspot Conversation, une boîte de réception universelle

Hubspot permet de créer plusieurs outils de conversation client. Vous pouvez donc synchroniser vos mails, mais aussi créer des formulaires, des chabots live ou automatisés. L’ensemble de vos outils peuvent tous arriver dans votre boîte de conversation. Cela vous permet de lire l’ensemble de vos conversations en un seul endroit. Simple et efficace !

Et nous, à la niche ?

Nous recevons quotidiennement une dizaine de mails généraux : demandes de support, nouvelles demandes de nos clients existants, candidatures de stages ou de jobs, etc. Avec plus d’une dizaine de personnes concernées par ces mails, sur différents types d’email selon leurs responsabilités, nous avons actuellement opté pour deux boîtes de conversation sur Hubspot.

La première boîte de conversations centralise l’ensemble de nos demandes externes qui incluent les demandes commerciales, candidatures, propositions de partenariat, etc. L’équipe commerciale et le management ont accès à cette boite mail. Cela nous permet de clairement identifier les prospects et clients potentiels. Cette boîte intègre aussi les retours des différents chabots activés sur notre site internet.

La seconde boîte de conversations centralise les demandes de support. Nous pouvons alors filtrer les demandes et si nécessaire créer des tickets de support afin de fournir une meilleure expérience utilisateur à nos clients. Cette boîte est essentiellement gérée par Inès, notre gestionnaire support. Le management y a accès mais ne réagit que s’il faut soutenir l’équipe support sur des sujets délicats.

Cette organisation nous a permis d’être plus rapides et efficaces face aux demandes reçues, mais surtout d’être plus performants dans nos process internes. Moins de frustrations, plus d’autonomie et d’impact pour chacune des personnes impliquées.

Et vous ?

Hubspot Conversations est bien plus qu’une boîte de centralisation d’emails. C’est un outil collaboratif qui permet d’agir efficacement et en équipe à l’ensemble de vos échanges.

Si vous êtes convaincus ou curieux de tester cette nouvelle manière de travailler, contactez-nous pour tester les boîtes de conversations Hubspot et passez au niveau supérieur dans la gestion et l’efficacité de votre communication client.